Определите дату, место, гостей и программу. Разделите ведущего, музыку, декор, питание и персонал. Уточните, что уже предоставляет площадка.
Для каждого исполнителя согласуйте прибытие, монтаж, работу и демонтаж. Передайте ограничения и контакт координатора. Для питания важны порции и ограничения, для развлечений - возраст аудитории.
Сохраните график и ответственных за доставку, готовность и текущие вопросы. «Под ключ» требует явного списка аренды, расходников, перевозки и заключительной уборки.